HÁO HỨC HỘI XUÂN - ĐEM NIỀM VUI CHO THIỆN NHÂN VÀ NHỮNG TRẺ EM BẤT HẠNH
HỘI YÊU THƯƠNG THIỆN NHÂN TP. HCM
Số: BB-08-01-09
BIÊN BẢN CUỘC HỌP (TRÙ BỊ)
CHUẨN BỊ SỰ KIỆN TẾT NGUYÊN ĐÁN KỶ SỬU
Thời gian :15 giờ ngày 8 tháng 1 năm 2009
Địa điểm : THIEN NHAN'S ROOM yahoo messenger
Thành phần tham dự: hơn 30 hội viên - đại diện những người yêu thương Thiện Nhân tại TP HCM
I. Khai mạc.
15h, các bố - mẹ anh chị có mặt đầy đủ (có nhiều người gõ cửa ding ding trước giờ - không khí khá ồn ào náo nhiệt).
Mẹ Hana tuyên bố khai mạc cuộc họp, mục đích thảo luận chương trình sự kiện tết nguyên đán theo các nội dung đã thông báo trước và đưa ra kết luận cụ thể
HÁO HỨC HỘI XUÂN - ĐEM NIỀM VUI CHO THIỆN NHÂN VÀ NHỮNG TRẺ EM BẤT HẠNH
II. Các nội dung chính
1. Thời gian và địa điểm tổ chức:
Tiêu chí: sau tết nguyên đán (HN tổ chức trước tết), đông đủ. Tổ chức tại nơi công cộng, rộng, thoáng, thuận tiện giao thông, dễ tìm, có thể gây chú ý.
Kết luận:
TỔ CHỨC SỰ KIỆN SÁNG CHỦ NHẬT - NGÀY 8 THÁNG 2 (14 âm lịch) bắt đầu từ 8h sáng tới 13h30
TRONG KHUÔN VIÊN DINH THỐNG NHẤT - (TỔ CHỨC NGOÀI TRỜI HOẶC TRONG HỘI TRƯỜNG LỚN)
2. Mô hình tổ chức
Dự kiến xây dựng một sân khấu trung tâm.
Tạo thành vòng trong xung quanh sân khấu chính là các gian hàng nhỏ do các hội viên lập ra
Các đối tượng tham dự sẽ tham quan bằng cách đi vòng tròn qua từng gian hàng và quan sát sân khấu chính từ các phía.
Các đối tượng tham dự có thể có các hoạt động thương mại và gây quỹ
100% lợi nhuận thu được ủng hộ vào quỹ hội sử dụng cho các mục đích từ thiện.
3. Cơ cấu tổ chức nhân sự
Con số hội viên ước lượng ~ 90 người = 3 nhóm. Mỗi nhóm sẽ chia thành 3 tổ => tổng cộng có 9 tổ - tương ứng với 9 gian hàng. Mỗi tổ tự thảo luận và lập gian hàng của mình.
Các nhóm trưởng tổ chức họp nhóm của mình và có báo cáo chính thức về hình thức và loại sản phẩm tham gia thương mại. (báo cáo có trước ngày họp chính thức 8 tháng 1 - họp hội trưởng và các nhóm/tổ trưởng/phó)
Các loại thực phẩm và đồ uống sẽ phân công từng nhóm phụ trách (đa dạng hóa - tránh trùng lặp)
4. Các sản phẩm và chương trình tham gia ngày hội
Sản phẩm đặc sản từ quê hương
Sản phẩm tự chế tạo
Các loại sản phẩm trang trí
Đặc biệt là sản phẩm búp bê Babbufish
Các tiết mục ca múa cây nhà lá vườn do các cháu và các bố mẹ trình diễn
5. Các cuộc thi và vui chơi cho trẻ em và cả người lớn
Đối với trẻ em: theo format của chương trình Siêu quậy tí hon,
Lứa tuổi 2-3 tuổi : thi uống sữa / đẩy xe chạy thi (các vđv lưu ý hạt giống Thiện Nhân - kè sát rạt luôn nhé)
Lứa tuổi 3 - 4 tuổi : thi lựa chọn đồ chơi theo màu sắc / thi thay tã cho em
Lứa tuổi 4 - 5 tuổi : thi quấn báo cho bố / thi sút bóng vào gôn
Đối với người lớn: thi các trò chơi tập thể
Thi hát : 3 nhóm tương ứng với 3 đội thi
Thi kể tên: Hội trưởng chọn ra một người bất kỳ và yêu cầu kể tên các thành viên trong nhóm.
Phát giải và trao thưởng vào cuối chương trình
6. Vấn đề tài chính
Tạm ứng Hội phí để chi cho việc đặt chỗ, thuê mướn và mua sắm đạo cụ
Mỗi người tham dự lễ hội đóng góp 5 nghìn đồng (bổ sung vào chi phí sự kiện)
100% lợi nhuận thu được từ lễ hội được chuyển vào quỹ hội để phục vụ mục đích từ thiện
7. Các yếu tố vật chất cần chuẩn bị:
Một dàn karaoke
Thuê organ và nhạc công
Cần gấp một người có khả năng dẫn chương trình
3 bình nước lọc lớn loại 30 lít (mỗi nhóm 1 bình)
Các đạo cụ phục vụ trò chơi (bóng đá, bóng bay, búp bê để thay tã - có thể dùng búp bê Minh bé)
Con dấu hoa và mực đóng dấu
Các nhóm trưởng / tổ trưởng (bắt buộc) và các hội viên có mặt tại cuộc họp offline vào 13h 30 chủ nhật 11 tháng 1 tại Câu lạc bộ xanh trong Dinh Thống Nhất – mặt đường Huyền Trân Công Chúa) để họp và phân công cụ thể công việc cho từng nhóm - chuẩn bị mua sắm và đặt thuê những thứ cần thiết.
Cuộc họp nhận được sự đóng góp ý kiến nhiệt tình. Rất nhiều ý kiến bổ ích và hiệu quả.
Sự đồng thuận và thân ái là tinh thần xuyên suốt cuộc họp.
III. Bế mạc lúc 17h
Thay mặt HỘI YÊU THƯƠNG THIỆN NHÂN,
Cảm ơn sự có mặt và đóng góp ý kiến của mọi người
Hải Nam (Mẹ Hana)